MTMEDiA Copy PRESENTERAR Presents Präsentiert presente présenter PRZEDSTAWiENiE

VAD What Was che cosa Ce qui JAKi hvad MiLYEN kva тот кото-рый
Arbetsversion av A-uppsats i Medie- och
kommunikationsvetenskap, MKV 210 [1–20 poäng]


VAR Where Wo dove Là où DOKAD hvor HOL kor где MTmedia.SE < 6. PORTFOLiO < 6mkvAuppsats.html
Slutgiltig version finns på Sociologiska institutionen.
Samhällsvetenskapliga fakulteten vid Lunds universitet


NÄR When Wann quando Quand PODCZAS hvornår AMiKOR når когда Höstterminen 1998
UPPDATERAD Uptodate Aktualisiert aggiornato À jour UAKTUALNiONO 22.09.2018

VEM
Who Wer chi Chi KTóRZY
MARTiN THöRNQUiST Grupp A5; Tobias Leander Lindahl,
Charlotta Ryde, Martin Thörnquist
Examinator; Nils Lindskoug


HUR How Wie come Comment JAKiM
iNTRANÄT – en levande resurs
En undersökning av iNTRANÄT på Skånemejerier

Innehållsförteckning
1. inledning

2. Skånemejerier

3. iNTRANÄT
3.1. iNTRANÄT – bakgrund
3.2. iNTRANÄT – idag

4. Problemformulering

5. Användarna
5.1. Målgruppsanalys
5.2. Enkät – syfte, upplägg och genomförande
5.3. Enkät – vilka är användarna?
5.4. Enkät – vad tycker användarna?

6. Målanalys

7. Åtgärdsförslag
7.1. iNTRANÄTs kranka blekhet – sund pragmatism
7.2. Avdelningsövergripande projektgrupp styr innehållet
7.3. Utbildning
7.4. Uppföljning

8. Källor

Bilaga: Enkätformulär

iNTRANÄT – en levande resurs

1. inledning
iNTRANÄT är en av de trollformler som sköljt som en flodvåg över företagsvärlden de senaste åren. Många organisationer har svepts med och plötsligt upptäckt att de har ett helt nytt medium i organisationen. Frågan är vad man ska göra med detta medium – en fråga som ofta förblivit obesvarad. På Skånemejerier har iNTRANÄT en mycket konkret och begränsad användning.
Som ett resultat av våra kontakter med Skånemejeriers informationschef Lotta Törner bestämde
vi oss för att ta reda på vilka förväntningar och krav som iNTRANÄT framkallar hos medarbetarna. Denna kunskap ska komma till användning när ledningen fattar beslut om den fortsatta utvecklingen av iNTRANÄT.

Rapporten är skriven som en del av en 5–poängskurs vid institutionen för Medie– och kommunikationsvetenskap vid Lunds universitet och vi har därför använt begrepp och uttryck som i en annan situation hade förklarats mer "vardagligt". Vi har skrivit rapporten för beslutsfattarna på Skånemejerier, men hela tiden med vår examinator Nils Lindskoug i åtanke – den man som till syvende och sist ska betygsätta rapporten.

Figur 1. Översikt över Skånemejeriers organisation, med fokus på de fem mjölkförädlande enheterna. Källa: Skånemejerier, Miljöredovisning 1997.

2. Skånemejerier
Skånemejeriers verksamhet bedrivs som ekonomisk förening. Ägare [huvudman] är omkring 1.600 bönder över hela Skåne. Organisationens mål är att på företagsekonomiska villkor skapa värde åt ägarna, främst genom att förädla mjölk. För att bedriva denna verksamhet är det nödvändigt att trygga företagets marknadsplats i en integrerad europeisk ekonomi genom att etablera starka varumärken för naturliga, välsmakande och nyttiga livsmedel. Kunderna ska uppfatta Skånemejerier som en lyhörd och innovativ samarbetspartner. Därutöver behövs en stark betalningsförmåga och soliditet. Positioner stärks och byggs ut genom samarbete och allianser med motsvarande orgnisationer i andra regioner, detta har skett utomlands i norra Tyskland, Danmark och Polen, såväl som i Sverige. Skånemejerier har idag omkring 700 anställda och omsätter 2,5 miljarder kronor. [Skånemejeriers Årsredovisning 1997]

3. iNTRANÄT
3.1.iNTRANÄT – bakgrund
Under 1996 anpassade Skånemejerier verksamheten i enlighet med riktlinjerna och kraven för iSO:s [internationella StandardiseringsOrganisationen] miljöcertifiering främst SS–EN–iSO 14001 och SS–EN–iSO 9001 [Miljöredovisning 1997] . Miljöarbetet måste dokumenteras och dokumentationen är närmast att betrakta som riktlinjer, kvalitetskrav och arbetsinstruktioner för vilkas efterlevnad resulterar i ett "certifikat" – en kvalitetsstämpel. En miljö– och en kvalitetsmanual för varje nivå inom organisationen tas fram, enligt följande mönster:

"Nivå 1 innehåller övergripande dokument som beskriver företagsledningens syften och mål, t ex Skånemejeriers miljöpolicy.
Nivå 2 innehåller övergripande dokument, kompletterringar av Nivå 1 och gemnensamma rutiner för affärsområdet t ex riktlinjer för produktion.
Nivå 3 beskriver rutiner, instruktioner och övriga nödvändiga detaljer anpassade till respektive anläggning eller avdelning" [Miljöredovisning 1997]

Jan Lindskog, chef för iT–enheten på Skånemejerier, förklarar: "iSO–dokumentationen är mycket omfattande och skulle kräva vagnslaster med pärmar". För att hantera denna omfattande dokumentation fattades beslutet att införa iNTRANÄT på Skånemejerier. Beslutet fattades
av VD Rolf Bjerndell och gestaltades i dialog mellan iT–sektioneen och ledningen.

3.2.iNTRANÄT – idag
Av Skånemejeriers ca 700 anställda har omkring 200 personer uppgifter som innefattar datoranvändning – alla
datoranvändare är anslutan till iNTRANÄT. iNTRANÄT är ett traditionellt nätverk som byggts upp kring TCP / iP–tekniken [Transmission Control Protocol / iNTERNET Protocol], en teknik som delar upp informationen i "ett antal 'paket', vilka vart och ett läggs i ett elektroniskt 'kuvert' som bär mottagardatorns unika adress i nätet" [Bark, 1997]. Förutom till att hantera iSO–dokumentationen används iNTRANÄT på följande områden:

–redovisning av projektarbete
–arbetsinstruktioner
–e-post

iNTRANÄT ansågs också vara en möjlighet att förbättara informationsutbytet mellan styrfunktionen [ledningen] och medarbetarna. man hoppas på sikt kunna uppnå positiva demokrati–effekter, dvs en politisk process [larsson, 1997:53]. i personaltidningen Mjölkens väg [november 1998] skriver Lotta Törner, informationschef: "Det är också både tillåtet och lovvärt att sälla frågor direkt eller via epost [vår kusivering] till informationsavdelningen." i takt med utvecklingen i övriga näringslivet och samhället upplevdes också ett behov av att "öppna sig mot iNTERNET", berättar iT–chefen Jan Lindskog. iNTERNET–sidorna produceras idag externt av en "webb–byrå – kompetens för ändringar och "uppdatering" finns att tillgå internt på Skånemejerier. i takt med att iT–enheten genomför en genomgripande strukturförändring kommer iNTERNET och iNTRANÄT att växa samman – idag förbinder en hypertextlänk de bägge separata "siterna"

Figur 2. iNTERNET–värdekedja för Skånemejerier – schema över det framtida iT–baserade informationsflödet. Källa: iT–avdelningen, Jan Lindskog.

implementeringen av iNTRANÄT på Skånemejerier kan betraktas ur två olika perspektiv. Det första iNTRANÄTet är det nuvarade, det som fokuserar på att tillhandahålla dokumentation. Om det säger informationschef Lotta Törner "vi har dokumenthantering" och beskriver iNTRANÄT idag som en "bokhylla" där man kan få tillgång till information som annars hade tillhandahållits i pärmar och handböcker. Ett iNTRANÄT som svarar mot de målsättningar och tillgodoser det behov som det ursprungliga beslutet huvudsakligen syftade till. Det andra iNTRANÄTet är det "demokratiseringseffekt"–iNTRANÄT, som ännu inte existerar och vars implementering ännu står i startgroparna. Ett iNTRANÄT med andra ord som "skapare av processer" [Bark, 1997:109]. Klara målsättningar för detta iNTRANÄT finns inte. Lotta Törner förtydligar: "Vad är det informationsavdelningen skulle kunna använda iNTRANÄT till? Vilken dialog är det man ska kunna föra?"

Arthur D. Schulman har i "Handbook of Organization Studies" [Bark, 1997] beskrivit tre sätt att betrakta informationsteknolgi inom en organisatiion, nämligen som "ett slutet system", "ett öppet system" och "ett öppet och slutet system" Det slutna systemet ser informationsteknologin uteslutande som ett verktyg. Det öppna systemet lägger tyngdpunkten på männsikorna som hanterar tekniken och får ökade möjligheter till självstyre och "bemyndigande" [empowerment].
Det slutna och öppna systemet är det synsätt som förefaller mest realistiskt och utgår från att tekniken i viss grad styr männsiskorna, men att de inom vissa ramar kan fatta självständiga beslut. Vi kommer att återvända till detta i punkt 5.3.

När iNTRANÄT infördes informerades medarbetarna per e-post. Utbildningstillfällen gavs i samband med införandet. Uppföljning på central nnivå har inte skett. iT–sektionen håller kontakt med en "supervisor" på varje enhet – närmast att jämställa med Rogers "Opinion Leaders" [Windahl et Signitzer, 1992]. iT–sektionen använder sig alltså övervägande av informella "two–step–flow"–modeller [Windahl et Signitzer, 1992] för att informera om förändringar i nätverksstrukturen.


4.Problemformulering
För att analysera hur iNTRANÄT fungerar ansåg projektgruppen det lämpligt att studera hur iNTRANÄT implementeras och praktiseras vid en enskild enhet inom Skånemejerier. i samråd
med iT-chefen Jan Lindskog valdes Östrelenmejeriet i Lunnarp ut som lämpligt obkjekt. Mejeriet
i Lunnarp sorterar under avdelningen färskvaror och förädlar råvara till färdiga produkter som JOS, nyponsoppa, olika krämer, Yoggi och
ProViva. Personalen består av cirka 160 personer, av dessa använder omkring 30 personer iNTRANÄT [källa: Jörgen Olsson, "super–user" i Lunnarp].

Relevanta frågor ä: Hur uppfattar användarna det begränsade iNTRANÄT med fokus på arbetsinstruktioner dsom förekommer idag ["bokhylle"– / "iSO–dokumentations–iNTRANÄT"]?
Vilka förväntningar och önskemål finns på ett vidareutvecklat och "mjukt" iNTRANÄT ["demokratiserings–effekt–iNTRANÄT"]?

Kommunikationsproblemet

5. Användarna
5.1. Målgruppsanalys

5.2. Enkät – syfte, upplägg och genomförande

5.3. Enkät – vilka är användarna?

5.4. Enkät – vad tycker användarna?


6.Målanalys


7. Åtgärdsförslag
7.1. iNTRANÄTs kranka blekhet – sund pragmatism

7.2. Avdelningsövergripande projektgrupp styr innehållet

7.3. Utbildning

7.4. Uppföljning

8. Källor
Abrahamsson, B et Andersson, J.A. [1996] Organisation – att beskriva och förstå organisationer. Liber-Hermods: Malmö

Bark, M. [1997] iNTRANÄT i organisationens kommunikation. Konsultförlaget: Uppsala

Larsson, L.–Å. [1997]: Tillämpad kommunikationsvetenskap. Studentlitteratur: Lund

Palm, L. [1994]: Övertalningsstrategier. Studentlitteratur: Lund

Patel et Davidsson [1997] Forskningsmetodikens grunder. Studentlitteratur: Lund

Skånemejerier [1998] Miljöredovisning 1997

Skånemejerier [1998] Mjölkens väg – information till personal. november 1998

Skånemejerier [1998] Skånemejeriers årsredovisning 1997

Windahl, S. et Signitzer, B. [1992] Using Communication Theory – An introduction to Planned Communication. Sage Publications: London

Bilaga: Enkätformulär


©1998 Tobias Leander Lindahl, Charlotta Ryde, Martin Thörnquist

MT MEDiANAViGATOR 0? &1 2* ~3 4! @5 6¤©% #7 8$ £9 10€ [19962018] *Martin Thörnquist